URAN Publishing Service

Project “Scientific Periodicals of Ukraine”

1. Summary

The “Scientific Periodicals of Ukraine” project (http://journals.uran.ua) is a national technology platform based on the Open Journal Systems (OJS) which provides the following processes for Ukrainian scientific periodicals:

  • editorial processing,
  • publication,
  • post publication support.

The resource is being developed on the basis of voluntary mutually beneficial partnership of publishers, research libraries and information centers of Ukraine who wish, are able and willing to work in a high-tech web-based environment.

The project involves three aspects of publisher’s integration:

  • cooperation in the implementation of OJS,
  • the use of a single national register of subjects and objects of the publishing process,
  • compliance to common principles of publishing and editorial policy.

Cooperation of the “Scientific Periodicals of Ukraine” project with leading international scientific and information resources aggregators, national and world academic libraries facilitates access for materials of involved publishers to prestigious reference databases, directories and search engines. Via the software gateways of the platform the publications of the “Scientific Periodicals of Ukraine” project are fully represented in the federated global catalog WorldCat, academic libraries, directories of such search platforms as Google Scholar, Bielefeld Academic Search Engine, OpenAIRE and others.

“URAN Publishing Service” enterprise holds the license of an authorized provider to the international registry ORCID, allowing interested participants to quickly update their authors profiles with new publications data.

To every publisher of the “Scientific Periodicals of Ukraine” is assigned a professional consultant well familiar with the world market of scientific communications. Due to this, the number of participating journals is constantly increasing, as well as the "visibility" of these journals to scientists around the world.

The “Scientific Periodicals of Ukraine” platform offers a complete set of services to the authors of participating journals. These services include the "single window" for article submission, tracking the current stage of the editorial processing, readability and citation indices of all articles published by the “Scientific Periodicals of Ukraine”. In this way, publishers are able to provide the best and the most profitable conditions for publication for scientists (prestige, processing time, cost, convenience, additional benefits), expanding the geography of the authors, attracting the attention of scientists who are currently publishing in other Ukrainian journals.

2. The Technology Platform

The Project is based on the software package “Open Journal Systems”, adapted to the needs of local publishers. Although its distribution is free and publishers are free to install it on their local servers in order to administer their own publications, from a technological point of view it is more advisable to join the “Scientific Periodicals of Ukraine” Projects and use the jointly adapted and localized implementation of the system.

The “Scientific Periodicals of Ukraine” server has many components which are absent in the original OJS package. These are the components are needed only to Ukrainian publishers and are not used in other countries. Developed at the request of individual journals participating in project, these new additional functional modules of the system are available to all publishers. For example, the server “Scientific Periodicals of Ukraine” supports quotation markup according to the DSTU-GOST 7.1-2006 standard, it fixes some bugs of Cyrillic syntactic analysis, has enhanced support for multilingual metadata as well as of ORCID technology, implements software gateways to communicate with other scientific information projects in the region.

The “Scientific Periodicals of Ukraine” server always implements the latest versions of Ukrainian and Russian localization which are updated daily and immediately become available to publishers. Any system bugs found by Ukrainian users are promptly corrected. The basic OJS package distribution is updated with a significant delay regarding such local issues.

3. Participation in the Project

The basic technical and advisory support of sites on the “Scientific Periodicals of Ukraine” platform for journals with open access is free.

In case a publisher decides on the introduction of e-subscription to his journal articles, he should enter into an additional agreement with “URAN Publishing Service” for the service of commercial web-content. The agreement defines a fee as a percentage of the publisher’s profit from subscriptions to electronic content. Terms of the agreement are not the same for all editions. Upon request of the publisher the “URAN Publishing Service” analyzes the current market niche of scientific journal and the prospects for its commercialization. Based on such analysis, the Publisher receives a personal business offer.

In case a Publisher provides free access to the electronic version of a publication, but the printed version is distributed by subscription, no additional agreements with “URAN Publishing Service" are necessary.

Extended membership of an institution in the “Scientific Periodicals of Ukraine” Project provides for the maximal effectiveness of publication preparation and distribution of periodicals, based on prestigious science and information standards. Extended membership is available under the annual contract for services with “URAN Publishing Service” with a monthly fee, the amount of which depends on the volume of publications.

More information about the services provided in the framework of basic and extended memberships and the financial conditions for participation in the Project are presented in Services to Publishers section.

4. Joining the “Scientific Periodicals of Ukraine” Project

1) Повноважний представник наукового видання повинен бути зареєстрованим на сайті проекту “Наукова періодика України” як читач, автор, рецензент або працівник редакційного штату будь-якого з журналів, які вже беруть участь у проекті. Якщо він не є зареєстрованим, він має пройти реєстрацію (обрати будь-яке видання із запропонованих) за адресою http://journals.uran.ua/user/register.

2) Редакція видання (або інший повноважний представник) має надіслати на адресу
електронного листа із запитом. У листі слід зазначити:

  • назву журналу;
  • ISSN журналу;
  • галузі наук, за якими журнал включений у переліки ДАК України;
  • ім'я користувача, зареєстрованого на сайті http://journals.uran.ua/, який буде виконувати роль менеджера журналу.

Жодних офіційних листів, засвідчених підписами і печатками, на цьому етапі непотрібно, оскільки сайт нового видання у “Науковій періодиці України” на період початкового тестування створюється непублічним. Під час тестування системи редакцією доступ до сайту журналу мають лише повноважні представники редакції та адміністрація проекту “Наукова періодика України”.

5. Platform testing by the Publisher

Після отримання позитивної відповіді від адміністрації проекту повноважний представник редакції може увійти на сайт “Наукової періодики України” зі своїми реєстраційними даними та отримати доступ до новоствореного сайту свого журналу.

В процесі тестування платформи повноважні представники редакції (бібліотеки) налаштовують та наповнюють сайт свого журналу, експериментують з різними опціями, вчаться та вивчають логіку системи.

Видання мають різну динаміку освоєння нової видавничої платформи. В середньому, цей процес триває у редакцій від 6 місяців до 1 року. В процесі знайомства з функціональними можливостями системи редакції рекомендується видати принаймні один випуск журналу в OJS. Для цього редакція створює у системі користувачів для своїх авторів та від їх імені подає рукописи у журнал. Подані таким чином рукописи проводяться редакцією по всьому редакційному циклу (рецензування, літературне редагування, верстка, коректура, формування випуску, публікація).

Система пропонує можливості імпорту та розміщення на сайті журналу архівних випусків, які вийшли до початку застосування OJS редакцією. Формування електронного архіву журналу рекомендується також розпочинати на етапі тестування системи. Частіше всього, це завдання виконують бібліотеки наукових установ. Редакції працюють над поточними випусками, а бібліотеки паралельно проводять оцифрування та опис старих номерів, з кожним роком поглиблюючи електронний архів журналу.

У разі зацікавленості видавця, ТОВ “Видавнича служба УРАН” на комерційній основі виконує комплекс робіт зі створення цифрового архіву журналу. Терміни і вартість цих робіт визначаються індивідуально для кожного журналу.

6. Web-site creation on the platform of the “Scientific Periodicals of Ukraine”

Редакція журналу-учасника проекту може сама визначати час завершення знайомства з системою. Якщо сайт видання на платформі “Наукова періодика України” має вигляд, який влаштовує редакцію/редколегію видання, і редакція впевнена, що зможе працювати у системі з реальними авторами, вона повідомляє про це закріпленого за нею консультанта від ТОВ “Видавнича служба УРАН”. Після чого доступ до нового сайту журналу публічно відкривається, він починає індексуватись пошуковими системами, метадані опублікованих статей експортуються у бази даних і системи, з якими “Наукова періодика України” має встановлені шлюзи, сайт реєструється у відповідних каталогах е-журналів і стає доступним всім користувачам Інтернету.

Запити на включення журналу до базового переліку каталогів та систем пошуку наукової інформації подає адміністрація проекту “Наукова періодика України”. Запити на індексацію змісту журналу у престижних базах даних агрегаторів науково-інформаційних ресурсів видавець може подати як самостійно, так і за посередництва адміністрації проекту. Ці питання узгоджуються на етапі відкриття публічного доступу до сайту журналу.

7. Staff allocation for Project participation recommendations

На етапах початкового знайомства з системою OJS редакціям рекомендується виділяти окремих співробітників, які будуть відповідати за впровадження нової технологічної платформи. У разі неможливості такого підходу процес тестування системи може затягнутись. Співробітник, відповідальний за впровадження OJS у редакції, має бути впевненим користувачем ПК. Рекомендується, щоб він мав досвід роботи (як автор або, в ідеалі, як рецензент/редактор) з редакційними платформами провідних світових видавців наукової періодики (Elsevier Editorial System (EES), Springer Editorial Manager, Wiley-Blackwell Author Services тощо). Система OJS є аналогом цих систем за функціональністю та базовою архітектурою. Крім того, редакціям рекомендується залучати потенціал співпраці з бібліотеками своїх установ і спільно працювати над веб-сайтами своїх журналів. Існуючий досвід учасників проекту “Наукова періодика України” доводить високу ефективність співпраці бібліотек та редакцій в процесі формування електронних архівів наукових журналів.

8. Selection of the domain name for the site of the journal

Проект “Наукова періодика України” функціонує у базовому доменному просторі journals.uran.ua. Новостворені сайти наукових журналів автоматично отримують адресу у цьому доменному просторі. Проте, за запитом повноважного представника видання, сайт може бути налаштований на підтримку іншої доменної адреси. Сайт журналу може мати адресу у доменному просторі видавця (наприклад, stp.diit.edu.ua) або адресу, придбану коштом редакції (www.radioelektronika.org, otp-journal.com.ua тощо). Налаштування доменних адрес для сайтів журналів-учасників виконується безкоштовно.